Verslag jaarvergadering

VERSLAG

Algemene Leden Vergadering

14 oktober 2019

Shantykoor “Midscheeps

Revisie 1, 16 oktober 2019

 

Op de oefenlocatie Kruisheuvelkerk aan de Burgemeester Roeringlaan 6, 2262 EC Leidschendam is op 14 oktober 2019 de 16e Algemene Leden Vergadering van het Shantykoor Midscheeps Leidschendam ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 27263472 gehouden.

 

Het onderstaande verslag is opgesteld door de secretaris en geverifieerd door het bestuur van Shantykoor Midscheeps Leidschendam t.w.;

Voorzitter; Rinus de Konink.

Secretaris; Gerard de Jongh

Penningmeester ; Jan Duyvestijn

Bestuurslid Algemeen; Hans van Santen

Bestuurslid Algemeen; Wil de Konink

 

Voor reacties hierbij het postadres van Midscheeps; Willem Bilderdijkhof  52, 2624 ZG Delft of per E-mail adres; gerard.dejongh78@gmail.com

 

Onderstaand het verslag;

 

  1. OPENING;

De voorzitter Rinus de Konink opent om 20.00 uur de vergadering met een opkomst van 47 leden,

  • Afwezig met bericht; Jan Mazer, Gerard van Rijn, Mariëtte van Stralen, Gerard Schuijt en Peter Suyten.
  • Afwezig zonder bericht; Claas Fredriksz.

 

  1. AGENDA;

Na verzoek van de voorzitter is de vergadering is akkoord met de voorgestelde agenda.

 

  1. VAST STELLEN NOTULEN VOORGAANDE ALV;

Verslag Algemene Leden Vergadering 2018 gehouden op 22 oktober 2018 en per E-mail  gezonden aan alle koorleden op 24 oktober 2018, wordt door de vergadering goedgekeurd.

 

  1. TOELICHTING VERSLAG PENNINGMEESTER;
    • De penning meester geeft toelichting op;
  • Balans per ultimo augustus 2019,
  • Activa en Passiva,
  • Resultaten over het 15e jaar, ontvangsten en uitgaven,
  • Begroting over het 16e jaar, van september 2019 t/m augustus 2020, ontvangsten en uitgaven.

 

  • Er zijn enkele vragen van de vergadering zoals;

Door Chris de Wit over de positie van bedragen, door Wim Visser over de herkomst van grote verschillen en door Herman Postma aangaande de bus kosten.

De vergadering besluit dat Chris de Wit met Jan Duyvestijn en Jaap de Jongh na de vergadering afspreekt om te gaan samen zitten om vernoemde vragen duidelijk te krijgen.

 

  • Verkoop en voorraad cd,s;

Ook zijn er nog veel (ca 450 stuks) cd,s in voorraad, waarbij Frans Baars opmerkt om wellicht de cd,s goedkoper te maken.

Rinus de Konink geeft aan dat de verkopers van de cd,s t.w.; Manus Lindeman, Gerard Schuijt en Herman Postma in voorkomende gevallen al korting geven bij aankoop van 3 cd,s tegelijk, en dat handhaven we zo, de vergadering is hiermee akkoord.

 

  1. GOEDKEURING JAARVERANTWOORDING KASCOMMISSIE

 

5.1. De kas commissie deel mede dat na bestudering van de stukken, het financieel jaar verslag over de periode september 2018 t/m augustus 2019 is goedgekeurd

5.2. Ook deelt Ben Baggerman mee dat de door Jan Duyvestijn geïntroduceerd kosten plaats coderingen het financieel jaarverslag zeer inzichtelijk maken.

5.3. De vergadering bedankt hiermede het werk van de penningmeester Jan Duyvestijn en de kascommissie leden Jaap de Jongh en Ben Baggerman.

5.4. Voor het volgende boekjaar geeft Leo van der Tang zich op om samen met Ben Baggerman zitting te nemen in de kascommissie.

 

  1. VERHOGING VAN DE CONSUMPTIE PRIJZEN;

 

Rinus de Konink deelt mede dat de inkoop van dranken zo economisch ook dit jaar weer is gedaan, maar dat reëel  is om de volgende bescheiden prijsverhogingen op maandag 21 oktober 2019 ingaan;

 

Alle bieren was                                 0,80 cent wordt 1 euro

Alle 0 %  bieren was                        1 euro, blijft 1 euro

Alle wijnen blijven                           1,50 euro

Alle sterke dranken was                  1,20 euro wordt 1,50 euro

Water en frisdranken blijven         0,50 cent

Traktatie verjaardag blijft              35,00 euro

 

De vergadering stemt in met de voorgaande prijzen.

 

  1. AFTREDENDE BESTUURS LEDEN

 

Het aanvaarden van een bestuursfunctie geldt in principe voor 4 jaar.

 

7.1.Voorzitter; Rinus de Konink, blijft tot 2020

 

7.2. Secretaris; Gerard de Jongh, blijft tot 2022

 

7.3. Penningmeester; Jan Duyvestijn, blijft tot 2022

 

7.4. Bestuurslid Muziek; Wil de Konink,  blijft tot 2022

 

7.5. Bestuurslid Speciale Taken; Hans van Santen, treed per 2019 af, maar stelt zich weer herkiesbaar, en met instemming van de vergadering wordt Hans weer herkozen.

 

De vergadering bedankt het bestuur voor de inzet in het afgelopen jaar,

 

8 MEDEDELINGEN

 

8.1. Het koor telt heden 53 leden.

 

8.2.1. Zie de Namenlijst Midscheeps Koorleden, revisie 1 van 5 juni 2019, waarop gegeven alle namen, en opgegeven adressen, telefoonnummers, E-mail adressen en geboorte data, per mail aan alle koorleden verzonden op 5 juni 2019,

8.2.2. De vergadering wordt specifiek door de secretaris gevraagd om een akkoord i.v.m. de privacy regels voor het binnen de vereniging weergeven van voornoemde persoonsgegevens, bij E-mail correspondentie en op de Namenlijst Midscheeps Koorleden.

De vergadering is hiermee akkoord

 

8.3. Midscheeps heeft nu; 16 tenoren, 15 baritons, 17 bassen, 4 accordeonisten, af en toe met bongo support en een dirigente.

 

8.4. Lidmaatschaps opzeggingen; per 31 december 2018; Jacob Koene en per 29 april 2019; Gerrit Muts.

 

8.5. Toegetreden nieuw lid is Herman Postma per 1 januari 2019.

 

8.6. En vanaf 27 mei 2019 is Mariëtte van Stralen onze nieuwe dirigente, waarmee met koor brede instemming het plezier wordt bevestigd van musiceren onder haar professionele leiding, op de vraag van Rene Roozendaal of Mariëtte blijft, geeft Rinus de bevestiging dat ze wel blijft, maar een druk bestaan heeft met elders veel taken.

8.6.1. Mariëtte zal wel zoveel mogelijk bij festival optredens dirigeren.

 

8.7. Toegetreden is per 26-8-2019; accordeonist Mark Hoevers.

8.7.1.maar er blijft invulling nodig voor een vacature muzikant, enige versterking is er wel af en toe van onze nieuwe bongo percussionist.

 

8.8. Presentie door koorleden is in 9 optredens

  • aanmeldingen is gemiddeld 269:459=59%
  • geen reactie was 68 keer in 9 optredens; is gemiddeld 7 a 8 koorleden reageren niet op de website agenda.

8.8.1. Zoals helaas elk jaar nodig is doet Rinus weer een oproep om maximaal deel te nemen aan de optredens en altijd te reageren op de registratie in de aan- of afmeldingen van onze website.

 

8.9. Het is voor onze performance van belang om met voldoende zangstemmen op sterkte te blijven!

9 DIVERSE COMMISSIES

 

9.1.Archief;

Dit blijft bij Rinus de Konink.

De tekst van de liederen staan op de website.

De bladmuziek wordt door Rinus beheerd.

 

9.2. Muziek commissie wordt gevormd door;

– Wil de Konink

– Rinus de Konink

– Guus Jautze

– Cees van der Wal

– Gerard Tolido

Aanspreekpunt blijft Rinus de Konink, er is dit jaar niet veel aan gedaan omdat er ook nieuwe muziek van Mariëtte komt, maat de insteek blijft wel om 1 keer per 2 maanden bijeen te zijn.

 

9.2.1. Er wordt mede dankzij Mariëtte van Stralen in het afgelopen jaar flink geoefend op nieuwe liederen.

 

9.3. Optredencommissie blijft zo;

– Wim Visser

– Jan van den Akker

Met dank van de vergadering voor de organisatie van de optredens afgelopen jaar.

 

9.4. Barcommissie blijft zo;

– Jan de Vries

– Manus Lindeman

– Jan Duyvestijn

– Bert Hogeboom

– Jan Oostwouder

– Cor de Niet (ad hoc)

Ook dit jaar is alles weer prima verzorgd, met dank aan de vrijwilligers.

 

9.5. Materiaal commissie;

 

9.5.1.1. De aanhanger wordt getrokken door Wim Loomans of Leo Schuijt of Gerard de Jongh, in deze volgorde.

9.5.1.2.  Als er met de aanhanger wordt gereden zal er voortaan altijd een bijrijder mee moeten, voor hulp bij parkeren of bij pech onderweg.

9.5.1.3. Bij optredens i.v.m. de benodigde opstelling- en aansluittijd voortaan altijd met de aanhanger minimaal 1 uur van tevoren op locatie arriveren.

9.5.1.4. De belading van de aanhanger moet precies op een bepaalde manier om schade aan de kwetsbare installatie te voorkomen, Gerard de Jongh maakt een INSTRUCTIE DRAAIBOEK, met belading schema maar het laden mag alleen onder leiding van Wim, of  Leo of Gerard gedaan worden.

 

9.5.2. De materiaal commissie is dan als volgt;

  • Wim Loomans
  • Hans van Santen
  • Leo Schuijt
  • Gerard de Jongh

 

  • Het opzetten/aansluiten en afkoppelen van de nieuwe geluidsinstallatie wordt nu gedaan door Wil en Rinus de Konink, maar ook Jan Oostwouder, Gerard Schuijt en Gerard de Jongh zullen inzicht en een taak gaan krijgen in het aansluitwerk van de muziek installatie.
  • Zodra de aanhanger arriveert helpen de koorleden met het uitladen, en brengen alles naar het podium, met dien verstande dat de muziek standaards en de krukjes pas worden neergezet als de muziek installatie klaar is.
  • Bij het opruimen nemen de koorleden direct na afloop alleen de muziekstandaards en de boeken mee en verlaten het podium, zodat de muziekinstallatie kan worden gedemonteerd door alleen de voornoemden (Wil & Rinus of Jan & Gerard+Gerard)

 

  • De krukjes aan- en afvoeren van de muzikanten wordt geregeld door Hans van Santen, als ook het ophangen en oprollen van de kwetsbare banners.

 

  • Lief en leed commissie;

 

9.6.1. De vergadering bedankt Cor de Niet en Wim de Jager voor hun zorg in het afgelopen jaar bij het lief en leed commissie werk.

 

9.6.2. Het bestuur stelt voor om het “lief en leed” commissiewerk in zijn huidige vorm niet te continueren, (soms best wel een flinke belasting), maar met ingang van 15 oktober 2019 zaken welke behoren tot “lief en leed” te melden aan de secretaris, zodat deze alle koorleden kan informeren, en elk koorlid voor zich kan besluiten om in de sfeer van “lief of leed” te reageren.

 

  • PR Commissie bestaat uit en blijft zo;
  • Hans van Santen (aanspreekpunt)
  • Gerard de Jongh

9.7.1. Afgelopen jaar zijn is er weer interviews geweest met TV Midvlied, over het     festival Shanty’s aan de Sluis, interview deelname van Midscheeps door Hans van Santen, Jan van den Akker en Gerard de Jongh, en er is ook van het festival op You Tube een film impressie gemaakt.

 

9.7.2. Er is ook contact met de winkeliers en de hoofdorganisatie van “Leidschehage Vernieuwt” de “Mall of the Netherlands”, mogelijk kunnen we weer optredens organiseren in de toekomst.

 

  • Shanty Festival commissie, blijft zo en bestaat uit;
  • Jan van den Akker
  • Wim Visser
  • Jan Verhaar
  • Hans van Santen
  • Wil de Konink
  • Rinus de Konink

Hoewel iets kleiner van opzet dit jaar met 1 podium en 4 koren bij het optreden voor het festival Shanty’s aan de Sluis”, is het draaiboek met dank aan de commissie weer prima uitgevoerd, en het publiek in Leidschendam was lovend.

9.8.1. Het plan is om in 2020 met 2 podia weer ons festival aan de Sluis te organiseren, Rinus gaat weer in november op zoek naar sponsors voor budget.

 

9.9 Opperspreekstalmeester;

–  Jan van den Akker heeft ook dit jaar weer goed de aankondigingen gedaan,

En hij blijft dit doen.

 

9.9.1. Reserve sprekers zijn Wim Visser en Gerard Schuijt. 

 

9.10. “Hulp” dirigenten;

De vergadering bedankt de “hulp” dirigenten Jan Verhaar en Rinus de Konink voor hun bijdrage ook dit jaar weer bij onze optredens.

 

VOOR WIE NOG NIET GENOEMD ZIJN, DANK MET APPLAUS VOOR DE INZET!

 

10 Nieuwjaars borrel gaat worden gehouden op maandag 6 januari 2020. Piet Bregman gaat weer met Gouden Leeuw, van der Valk te Voorschoten in contact om dit te organiseren op dezelfde manier als de vorige keer, deelname ca 80 personen, er wordt met hand opsteken vastgesteld dat een kleine meerderheid er weer voor is dat de partners zelf betalen.

 

10.1. Dank zij de sponsoring van het Rabo Stimuleringsfonds Den Haag heeft het koor zowel nieuwe broeken en overhemden maar ook een prachtige geluidsinstallatie dit jaar kunnen aanschaffen.

 

10.2. Het is Rinus de Konink gelukt om nog tegen een redelijke vergoeding de oude geluid installatie mixer te verkopen.

 

10.3. Wil de Konink houdt de goede zorg over het bijwerken van de grote muziekboeken.

 

10.4. Gerard Schuijt zorgt elke keer weer voor de verkoop van de CD,s, maar ook Herman Postma en Manus Lindeman helpen hierbij, met dank van de vergadering.

 

10.5 Hans van Santen heeft goede zorg over het in stand houden van de muziek standaards, maar sommige zijn wel aan vervanging toe.

 

11 RONDVRAAG

 

11.1. Artikel 3 van het Huishoudelijk Reglement geeft het bestuur de mogelijkheid om een lagere contributie in individuele gevallen vast te stellen, om sociale indicatie wordt hiervan gebruik gemaakt, zonder verdere invulling om privacy redenen.

 

11.2. Wim Godlieb spreekt zijn zorg uit dat als we niet door Mariëtte worden gedirigeerd de bij 3 stemmige liederen onvoldoende kwaliteit brengen, maar Rinus geeft aan dat we goed genoeg instuderen om kwaliteit te brengen.

 

11.3. Herman Postma stelt voor om vaker met een bus te gaan naar optredens zodat we meer deelname genereren, maar het is maar de vraag of dit soelaas bied.

 

11.4. Herman Postma bied aan om te helpen bij het bijhouden van de website door Rinus, wat in dank wordt aanvaard.

 

11.5. Herman Postma stelt voor om samen met de Vlietgrieten optredens te organiseren, Rinus deelt mee dat daar niet voor gekozen zal worden.

 

11.6. Gerard Godlieb vind de het buffet van van der Valk vorig jaar minder in kwaliteit.

De vergadering kan zich daarin niet vinden, maar Gerard is samen met Piet Bregman uitgenodigd om bij van der Valk een bezoekje te brengen, Piet zegt dat van der Valk altijd de beste kwaliteit zal trachten te leveren.

Rinus hoopt dat Gerard wel blijft mee doen met de nieuwjaars bijeenkomst.

 

11.7. Gerard de Jongh deelt mee dat we minder optredens hebben gehad in 2019 in vergelijk met 2018, maar Wim Visser geeft aan dat het ook mede door de vakantie periode en de bezetting van de muzikanten komt.

 

11.8. Rinus is in gesprek met het Kruisheuvelkerk bestuur om de kerk te mogen gebruiken om met bijvoorbeeld 3 koren een optreden te organiseren.

 

11.8. Frans Baars stelt dat de molen De Salamander een prachtige ruimte biedt om daar een optreden in te organiseren, ter overweging van de optreden commissie.

 

11.9. Jaap de Jongh bedankt het koor voor het meeleven afgelopen maanden na het ongeval in februari en zijn revalidatie daarna.

 

11.10. Cees van der Wal stelt voor om altijd 1 of 2 reserve nummers op het repertoire te hebben, dat voorkomt ad hoc situaties bij toegiften.

 

11.11. Guus Jautze memoreert nog eens het gemis van onze Jan den Ouden, Rinus zegt dat hij in onze gedachten blijft.

 

11..12. Jan Verhaar stelt we goed op tempo moeten blijven, niet gaan jagen, zie het verschil tussen met en zonder liedboeken en op de dirigent blijven letten.

 

11.13. Jan Oostwouder zegt dat we zuinig moeten zijn op onze dirigente Mariëtte, en er niet doorheen praten als zij aan het les geven is, ophouden met gekakel.

 

11.14. Renee Roozendaal vind dat we meer moeten deelnemen aan de samenzang bij festivals.

 

11.15. Jan Duyvestijn zou graag zien dat we wat meer smartlappen en vrolijke meezingers zouden doen, dat zal door ons doelpubliek op prijs worden gesteld, de vergadering geeft aan dat we een gevarieerd programma hebben, niet te zwaar. (zie ook artikel 2 van het Huishoudelijk reglement; we brengen zeemansliederen in de breedste zin van het woord).

 

11.16. Chris Visser zegt zorg voor veel nieuwe liedjes, maar niet te zwaar.

 

11.17. Peter van Heiningen zegt dat de bezetting op peil moet blijven in verhouding tot de 3 zangstemmen, maakt zich daar zorgen over.

 

11.18. Ben Baggerman vind dat het koor in een steeds betere sfeer bezig is.

 

11.19. Mark Hoevers bedankt het koor voor de warme ontvangst bij zijn aantreden.

 

 

12 SLUITING

Om 22.15 uur sluit de voorzitter Rinus de Konink een vruchtbare jaarvergadering.